Conformidade RGPD

O Regulamento Geral sobre a Protecção de Dados (RGPD — Regulamento (UE) 2016/679) é o quadro legal europeu que rege o tratamento de dados pessoais. A DadosDoc foi concebida desde a sua fundação com a conformidade com o RGPD como requisito central, e não como uma adição posterior.

Esta página detalha as medidas concretas que adoptamos para garantir essa conformidade.

1. Base Legal para o Tratamento

Todo o tratamento de dados pessoais efectuado pela DadosDoc assenta numa das seguintes bases legais previstas no artigo 6.º do RGPD:

• Execução de contrato — para tratar os documentos e dados necessários à prestação do serviço contratado
• Cumprimento de obrigação legal — para fins de facturação e cumprimento de obrigações fiscais e contabilísticas
• Consentimento — para comunicações de marketing, quando aplicável, com possibilidade de revogação a qualquer momento
• Interesse legítimo — para melhoria do serviço com base em dados anonimizados e agregados

2. Localização dos Dados

Todo o processamento e armazenamento de dados é realizado em infra-estruturas localizadas exclusivamente dentro da União Europeia. Não efectuamos transferências de dados para países terceiros. Os nossos subcontratantes de infra-estrutura estão igualmente vinculados a operar dentro do Espaço Económico Europeu.

3. Minimização e Limitação da Conservação

Recolhemos apenas os dados estritamente necessários para a prestação do serviço (princípio da minimização dos dados — art. 5.º, n.º 1, al. c) do RGPD).

Os prazos de conservação são:

• Ficheiros de documentos submetidos: eliminados automaticamente em até 24 horas após processamento
• Resultados entregues ao cliente: não são retidos pela DadosDoc após entrega
• Dados de facturação e contractuais: 10 anos, conforme exigido pela legislação fiscal portuguesa
• Registos de comunicação (email): 3 anos a contar da última interacção

4. Medidas de Segurança Técnicas e Organizativas

Técnicas

• Encriptação TLS 1.3 em todas as comunicações em trânsito
• Encriptação em repouso (AES-256) nos servidores de processamento
• Controlo de acesso baseado em funções (RBAC) com princípio do menor privilégio
• Autenticação multifactor para todos os colaboradores com acesso a sistemas de produção
• Monitorização e registo de acessos com alertas automáticos de anomalias

Organizativas

• Formação regular dos colaboradores em protecção de dados e segurança da informação
• Política interna de privacidade e procedimentos documentados
• Acordos de confidencialidade com todos os colaboradores e subcontratantes
• Auditorias de segurança internas semestrais
• Procedimento documentado de resposta a violações de dados (notificação à CNPD em 72h)

5. Subcontratantes (Processadores)

Recorremos a um número limitado de subcontratantes para funções técnicas de suporte (alojamento, processamento de pagamentos). Todos os subcontratantes:

• Estão vinculados por contratos de processamento de dados conformes com o art. 28.º do RGPD
• Operam exclusivamente dentro da União Europeia
• Estão sujeitos a avaliação prévia de conformidade RGPD antes de serem seleccionados
• Podem ser conhecidos mediante pedido para privacidade@dadosdoc.com

6. Direitos dos Titulares

A DadosDoc garante o exercício pleno dos direitos previstos no RGPD:

• Direito de acesso (art. 15.º) — pode solicitar uma cópia dos seus dados pessoais
• Direito de rectificação (art. 16.º) — pode corrigir dados incorrectos ou incompletos
• Direito ao apagamento (art. 17.º) — pode solicitar a eliminação dos seus dados
• Direito à limitação (art. 18.º) — pode solicitar a suspensão do tratamento em determinadas circunstâncias
• Direito à portabilidade (art. 20.º) — pode receber os seus dados em formato estruturado e legível por máquina
• Direito de oposição (art. 21.º) — pode opor-se ao tratamento com base em interesse legítimo

Para exercer qualquer destes direitos, envie um pedido por escrito para privacidade@dadosdoc.com. Respondemos no prazo máximo de 30 dias. Em caso de reclamação não resolvida, pode contactar a autoridade de controlo competente:

CNPD — Comissão Nacional de Protecção de Dados
Rua de São Bento, 148-3.º, 1200-821 Lisboa
www.cnpd.pt

7. Encarregado de Protecção de Dados (EPD)

A DadosDoc designou um Encarregado de Protecção de Dados (DPO) responsável pela supervisão da conformidade com o RGPD. Pode contactar o EPD em: privacidade@dadosdoc.com

8. Violações de Dados

Dispomos de um procedimento interno de gestão de incidentes de segurança. Em caso de violação de dados pessoais com risco para os direitos e liberdades dos titulares, notificamos a CNPD no prazo de 72 horas e comunicamos aos titulares afectados sem demora injustificada, conforme exigido pelo art. 33.º e 34.º do RGPD.

9. Actualização desta Página

Esta página é actualizada sempre que ocorram alterações relevantes nas nossas práticas de conformidade. A data da última actualização encontra-se no topo da página.